Administration bureautique

L’Ordre des pharmaciens du Québec est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction pour occuper un poste permanent à la direction de l’évolution organisationnelle et des talents.

Faites partie du changement!

L’Ordre des pharmaciens du Québec est une organisation dynamique toujours prête à s’adapter aux défis que rencontrent les quelque 10 000 pharmaciens du Québec dans leur pratique quotidienne.

Nos valeurs, soit l’agilité, l’adaptabilité, l’esprit d’équipe, le pragmatisme, l’innovation et le courage vous interpellent ? Faites partie de notre équipe et vous pourrez jouer un rôle-conseil dans notre organisation qui est en pleine évolution. Vous intégrerez aussi une équipe formée de gens passionnés et compétents qui demeurent unis derrière une mission commune : la protection du public.

Travailler à l’Ordre c’est :

• Joindre une organisation à échelle humaine, une équipe dynamique de soixante-dix personnes.
• Œuvrer dans un contexte de travail stimulant et un climat collégial.
• Intégrer un milieu de travail dynamique qui privilégie le travail d’équipe.
• Faire une différence pour les membres en contribuant à des projets porteurs dans son domaine d’activités, en collaboration avec les autres directions et les partenaires externes.
• Intégrer une culture valorisant l’agilité, le pragmatisme, le courage, l’esprit d’équipe et l’innovation.
• Bénéficier d’assurances collectives payées, d’assurances vie et d’invalidité ainsi qu’une contribution de l’employeur à votre régime de retraite.
• Évoluer au sein d’un milieu soucieux d’adapter l’horaire de travail aux réalités familiales, qui offre un horaire d’été ainsi qu’un horaire quotidien de 35 heures semaines.
• Un lieu de travail facilement accessible en transport en commun, dans un quartier historique, le Vieux-Montréal, où l’organisation paie vos déplacements au travail.
• Avoir la flexibilité du travail hybride, effectuer du télétravail lorsque votre présence n’est pas requise au bureau.
• Profiter d'activités sociales mises de l’avant afin de rassembler les employés de l’Ordre.
• Jouir de quatorze jours de vacances payées durant la période des Fêtes.
• Obtenir dix jours de vacances additionnelles payées dès la première année.=
• Obtenir d’une journée de congé lors de votre anniversaire de naissance.
• Bénéficier de rabais corporatifs et d’un accès à des activités sportives payées par l’Ordre.
• Être supporté dans votre développement professionnel.
• Participer à différents comités permettant l’échange interdépartemental.
• Encourager une cause sociale et que votre journée soit payée par l’organisation.

Ce que vous pourrez réaliser à ce poste

Relevant de la directrice principale de la direction de l’évolution organisationnelle et des talents, l’adjoint(e) de direction assume diverses tâches administratives de nature variée et complexe auprès de sa direction, qui lui sont confiées par, soit la directrice générale, la directrice principale de la direction de l’évolution organisationnelle et des talents ainsi que le président de l’Ordre.

À ce titre, il (elle) planifie et coordonne la logistique liée à la préparation des comités organisés par la direction générale, dont le conseil d’administration, le comité exécutif, ainsi que le comité de direction.

Plus spécifiquement, vous réaliserez les fonctions suivantes :

Activités liées au comité exécutif et au conseil d’administration : préparation documentaire et logistique des rencontres en respectant les délais

• Solliciter les interlocuteurs afin d’obtenir les sujets et les documents;
• Préparer les ordres du jour en collaboration avec les personnes pertinentes;
• Relire les annexes;
• Préparer les rapports de la directrice générale et du président de l’Ordre;
• Coordonner l’organisation des réunions, s’assurer que les équipements nécessaires sont disponibles et fonctionnels;
• Assister aux séances, rédiger le procès-verbal et effectuer les suivis en découlant;
• Effectuer tout suivi auprès des administrateurs, avec diligence.
• Réaliser des tâches spécifiques au comité exécutif et au conseil d’administration.

Comités

• Tenir à jour le tableau des comités;
• Préparer la nomination annuelle des membres de comités (appels de candidature) en collaboration avec la directrice générale et le président de l’Ordre;
• Effectuer tout suivi connexe aux nominations;
• Organiser et participer à la rencontre des secrétaires de comités;
• Assurer le lancement et le suivi de la reddition des comptes annuelle des comités.

Comité de direction

• Coordonner l’organisation des réunions hebdomadaires, s’assurer que les équipements nécessaires sont disponibles et fonctionnels;
• Planifier et gérer les salles, repas et les collations, le cas échéant;
• Assister aux rencontres pour la prise de notes.

En collaboration avec l’autre adjoint de direction :

Documents et publications (mémoires, correspondances, etc.) de la direction générale et de la présidence

• Rédiger les lettres de félicitations et de remerciements selon la procédure usuelle;

• Relire les rapports, mémoires et présentations, vérifier les informations au besoin et revoir la mise en page des rapports;

• Toute autre tâche connexe (liste non exhaustive).

Communications de la direction générale et de la présidence

• Recevoir et orienter les appels et accueillir les visiteurs;

• S’assurer du suivi des correspondances et courriels reçus.

Tenue de l’agenda du po, de la direction générale et de la direction de l’évolution organisationnelle et des talents

• Gérer et/ou planifier les demandes de rencontres externes et internes;

• Organiser la logistique des rencontres, les déplacements et les voyages d’affaires.

Fonctionnement de la direction de l’évolution organisationnelle et des talents et de la direction générale

• Saisir les comptes de dépenses;

• Rédiger des procédures de travail des tâches existantes;

• Proposer des améliorations et réviser les procédures en place.

Collaboration avec les autres directions

• Participer aux réunions interdirections;

• Participer à la rédaction des procédures des autres directions et/ou apporter ses commentaires lorsque sollicité;

• Apporter son soutien technique et informatique (connaissance approfondie logiciels).

• DEC en administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent et une expérience minimale de 5 ans dans une fonction similaire; OU
• DEP en bureautique, secrétariat ou tout autre domaine pertinent et une expérience minimale de 15 ans dans une fonction similaire;
• Connaissance du milieu de la santé, un atout;
• Connaissance générale des règlements en lien avec la mission de l’Ordre, un atout;
• Connaissance du système professionnel ou d’organismes de réglementation, un atout;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtrise intermédiaire de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Excellente maîtrise de la Suite Office et des outils collaboratifs (Teams, SharePoint);
• Autonomie, initiative et sens des responsabilités, adaptabilité;
• Communication verbale, tact et diplomatie, travail d’équipe;
• Résolution de problèmes, gestion des priorités et souci du détail.

Vous avez hâte de relever le défi? Faites-nous parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation ici d’ici le 28 mai 2023.

L’Ordre communiquera avec les candidats sélectionnés seulement. Toutes les candidatures seront traitées de façon confidentielle.

L’inclusion et l’ouverture à la diversité sont des principes qui nous sont chers. Nous encourageons toute personne intéressée par ce poste à nous manifester son intérêt.